¿Cómo elegir un proveedor?

Organización de eventos10 / 07 / 2019

Cuando tenemos un evento, como una fiesta informal en casa, es necesario recurrir a profesionales externos que nos puedan apoyar con todo lo necesario, dichos expertos son los proveedores quienes nos pueden proporcionar: el pastel, los bocadillos, mobiliario que requiramos y, en algunos casos, algún medio de entretenimiento. En Gastronómica Internacional, el Diplomado en Organización de Eventos te ayuda a contar con las nociones básicas para buscar proveedores.

¿Dónde empezar la búsqueda?

El primer paso, para buscar un proveedor, es realizar un cuadro en una hoja en blanco -ya sea en papel o cualquier procesador de texto-, los datos que debe incluir son los siguiente:

la información del evento, especificando la fecha, tipo de evento, cantidad de personas y lugar; también, es necesario saber el presupuesto con el que cuentas para cada área en específico, relacionada con el evento.

Cuando se obtiene los datos relevantes del evento, debemos de investigar a los proveedores, la forma más sencilla de recopilar los datos necesarios es por internet, debido a que existen varios proveedores que se anuncian de esa manera; sin embargo, puede ser algo difícil saber cómo seleccionar el adecuado, por lo que tenemos que verificar algunas referencias que nos puedan ayudar a darnos una idea de la calidad -y profesionalismo- del proveedor que estemos investigando.

Algunas de las mejores fuentes de directorios de proveedores pueden ser gratis en línea. Estos directorios pueden contener perfiles de cientos o miles de fabricantes, mayoristas y proveedores. Otro método, son las referencias, que es por recomendaciones de amigos, familiares, colegas o gracias a las redes sociales está información se difunde rápido.

¿Cualidades necesarias de un proveedor?

Después de que se investiga, al proveedor idóneo, es necesario enviar un correo solicitando una cotización para tu evento, lo primordial al recibir la información son los siguientes tres puntos:  la capacidad de reacción, que se manifiesta en los tiempos de respuesta del proveedor si envía en menos de 24 horas la información requerida; también, la disponibilidad para los días del evento y, por último, la adaptabilidad, esto referente si necesitas algún servicio con especificaciones muy claras.

Compara los diferentes presupuestos (es recomendable consultar con varios proveedores) y comprueba que responden a lo solicitado en la cotización; después, selecciona tres con diferentes rangos de precio: alto, medio y bajo, contemplando que algunos clientes cuentan con más presupuesto para algunas ocasiones especiales y para los imprevistos o cualquier emergencia que pueda sucitarse.

Para finalizar, después del evento es necesario que se realice un informe del proveedor, para cerciorarse que cumplió con las expectativas, así como realizar un cuadro comparativo de los puntos buenos y malos que nos puede orientar para así saber si puede ser una buena opción para eventos futuros. Si quieres convertirte en un experto en la búsqueda de proveedores, para cada fiesta o celebración, te invitamos a conocer el Diplomado en Organización de Eventos que Gastronómica Internacional tiene para ti, aprende lo necesario, para empezar a organizar las mejores reuniones.