Crea tu empresa de organización de eventos: Guía paso a paso

Organización de eventos12 / 05 / 2020

Las empresas de organización de eventos tienen la ventaja de tener una audiencia de posible impacto bastante amplia, es decir, que pueden apuntar a mercados B2B (Business to Business) y B2C (Business to Client).

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Sigamos con tu empresa de organización de eventos

Poner una empresa de organización de eventos puede ser representar apenas una pequeña inversión o no, teniendo en cuenta que a los proveedores se les paga por adelantado y los llamados gastos de organización, y puede ser muy rentable en poco tiempo con márgenes de ganancias reflejados en el momento exacto en el que el evento finaliza.

Los eventos cumplen con diferentes fines en la sociedad, fines sociales, económicos, entre otros y son una herramienta de generar conexiones importantes y nuevas oportunidades, se caracterizan por un alto enfoque en brindar la mejor experiencia posible a los asistentes.

En esta guía también encontrarás una serie de pasos de cómo organizar tu primer evento que en términos generales te dará una idea bastante amplia de cómo lograrlo, léelo con tu empresa de organización de eventos en mente y en tu corazón.

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Servicios que puedes ofrecer en tu empresa de organización de eventos

Los servicios de organización de eventos varían en función de los tipos de eventos que existen, a continuación una lista rápida de los servicios que puedes ofrecer en tu empresa de organización de eventos.

¿Cómo promocionar mi empresa de organización de eventos?

Organización de eventos sociales

Los eventos sociales más conocidos son las bodas, las fiestas de cumpleaños, fiestas de graduación, entre otros de tipo particular, imagina la importancia que tiene cada uno de estos tipos de eventos para el cliente que contrata tus servicios de organización de eventos, es por eso que no puedes pasarlo como un evento más.

Aprende más sobre la organización de eventos sociales.

Organización de eventos para empresas

Imagina una empresa que como estrategia para aumentar su reconocimiento de marca quiere organizar un evento para el lanzamiento de su última línea de productos, eso es un evento corporativo, también hacen parte de este tipo de eventos las reuniones del equipo, los congresos y demás actividades dentro de la empresa.

Organización de eventos públicos

Ahora imagina que tu cantante favorito vendrá a tu ciudad a realizar un concierto, este es un tipo de evento público donde habrá una gran afluencia de personas, también figuran en esta lista los espectáculos y fiestas tradicionales de un lugar específico.

Aspectos principales para las empresas de eventos

Existe una enorme lista de aspectos que una empresa de organización de eventos debe tener en cuenta para que su funcionamiento sea adecuado, sin embargo hoy nos centraremos en los dos que consideramos de más importancia para empezar en el increíble mundo de la organización de eventos que buscan dejar huella.

Modelo de negocio

Una empresa de organización de eventos puede encargarse de todos los elementos que componen un evento de cualquiera de los tipos que hablamos anteriormente, sin embargo también puede encargarse de elementos específicos del mismo, por ejemplo la ubicación del evento, el servicio de catering o simplemente asesoría para el evento.

Gestión de proveedores

Para organizar un evento necesitarás un equipo de proveedores, de acuerdo a la magnitud del evento puede ser un grupo amplio o no, si hablamos de los proveedores que generalmente participan de la organización de eventos podríamos mencionar los siguientes:

Proveedores de lugares, de servicio de catering (comida y bebidas), artistas, oradores y demás profesionales para el evento específico que vas a organizar, también proveedores de equipos técnicos, de transporte y de apoyo para el marketing del evento.

Cómo organizar tu primer evento

Realizar un evento siempre resulta bastante frustrante para cualquier persona que no tiene la experiencia, ya que no se sabe por dónde empezar y además se tiene el miedo a equivocarse.

Tener en mente siempre la pregunta de si el evento será del agrado de los asistentes o no y muchas cuestiones más, para evitar pensar todo esto, te daremos una guía que te servirá para organizar tu primer evento.

Estos son algunas recomendaciones que te servirán bastante a la hora de organizar eventos y que no suelen ser tomamos muy en cuenta a la hora de realizarlos.

Define el objetivo y tipo de evento a organizar

Principalmente hay que tener una celebración o un evento que organizar, conocer también el objetivo y el tipo de evento para saber los elementos que se van a necesitar ya que, como lo aprendiste recientemente, todos los eventos son diferentes y apuntan a públicos objetivos distintos.

Con base en la celebración y las necesidades del cliente, podremos delimitar mejor la lista de los elementos que necesitaremos.

Temporalidad del evento

Tener una fecha o una aproximada dentro del mes que le gustaría celebrar al cliente su evento, de esta manera podrás saber la época del año, el tiempo que tienes para organizar, qué tipo de vestimenta sugerir, los alimentos de temporada en esa época, las tradiciones y buscar la manera en que todo se conjunta para darle una propuesta al cliente.

Considera el mejor horario para el evento que se tiene planeado, hay diferentes horarios para cada tipo de evento.

Alimentos y bebidas del evento

Los alimentos y bebidas que ofrecerás en el evento, siempre serán clave en cualquier tipo de evento, ya que estos siempre son lo que se recordarán los asistentes y lo que estará en boca de todos, cuida muy bien este detalle.

Buena comunicación con tus proveedores

Siempre lleva una buena comunicación con tus proveedores y genera acuerdos con ellos, de tal manera, que busques generar una alianza comercial o algún tipo de descuento, para que tu también puedes sacar un beneficio mayor.

Prepárate para los contratiempos

Hay que estar listo para todo tipo de contratiempo que llegue a surgir en la planeación, durante el evento y después del evento, siempre ten planes de contingencia.

Lugar del evento

El lugar del evento, siempre es importante escoger un lugar que este en buenas condiciones para que el anfitrión y sus invitados se sientan cómodos, de esta manera, los mismos clientes te recomendarán por el excelente servicio que brindas y cuidas los detalles.