Gestión digital de restaurantes

Gestión y Administración28 / 03 / 2018

Hace un par de semanas atrás nuestro alumno Francisco Javier C., nos compartía la siguiente observación en un foro, a propósito del post “Comunicación para el éxito”:

Leí el texto del blog y creo que es muy acertado, tan solo me gustaría hacer un par de comentarios: El primero es que si bien tanto el Chef como el gerente del salón como el encargado de compras deben tener una comunicación muy cercana con respecto a sus inventarios y desenvolvimiento en general (vueltas por mesa, rapidez en limpieza y acomodo de las mismas, etc), considero que hoy en día, digitalizar un poco la operación no está de más (y no tiene que ser algo costoso), y así no dejas a la memoria de nadie lo que está sucediendo con el inventario de productos y su rotación con respecto a la rotación de las mesas (sobre todo en horarios pico).

La respuesta de Francisco nos lleva a tocar el no poco escabroso asunto del software POS (Point-Of-Sale), una de las principales herramientas digitales de una operación de alimentos y bebidas moderna.

¿De qué se trata exactamente el software de POS? A simple vista no parece más que la emulación de una caja registradora de supermercado. Es decir que registra, computa y ordena todas las transacciones que se realizan en el día a través de una tablet o computadora personal. Crea recibos, calcula impuestos, incluso le dice a la persona a cargo cuánto cambio debe dar.

Nada de esto está mal, pero lo que diferencia a una caja registradora y un software POS diseñado para trabajar en el contexto de una operación de comidas y bebidas, es su capacidad de facilitar el flujo y acceso a la información de las tres áreas básicas que cubrimos en nuestro artículo anterior. Estas son salón, cocina y despensa. Y añadámosle una cuarta, que no se encuentra en el edificio, pero es igualmente indispensable: la oficina del contador.

Un sistema POS verdaderamente poderoso y útil integrará la información de estas cuatro secciones. Tiene la capacidad de jugar en cada una de las posiciones, reemplazando el uso de sistemas diferentes para cada sección. Es algo que ocurre en muchos restaurantes. El salón tiene una computadora con un sistema de reservas y contabilidad de última generación, la cocina se maneja con un sistema de comandas duplicadas hechas con lápiz y papel y el encargado de las compras anota su lista en un pedazo de cartón arrancado de una caja. Convengamos que se puede trabajar así, sacrificando la eficiencia y la comunicación. Es decir, en última instancia, la rentabilidad del negocio.

Cuando hablamos de un POS con estas características, ya se trata de un verdadero sistema de gestión gastronómica integrada. Sin embargo, como muchos programas se graduaron a este estándar de ser sencillas cajas registradoras, en muchos casos se siguen comercializando bajo estas siglas.

Actualmente existen varias opciones para incorporar un sistema POS acorde a nuestras necesidades. La opción más económica es irse de safari por la red en busca de los llamados “freeware”: software libre y gratuito. Aunque rudimentarios, estos programas son útiles si nos encontramos en los inicios de un negocio sin mucho presupuesto, o si simplemente no estamos seguros de cómo va a funcionar. Gran parte del software comercial disponible también vía Web viene en versiones de prueba limitadas en tiempo o en funciones que podemos incluir bajo esta definición. Lo bueno de esto es la capacidad de familiarizarnos con el programa, corroborar que realmente cumpla con nuestras expectativas, y luego comprarlo.

Una tercera opción, que es probablemente la más costosa pero que—si se contrata a la gente correcta—sin duda es la mejor, consiste en pagarle a una empresa de software para que desarrolle un sistema de gestión a medida. Esto es algo que se recomienda para negocios que llevan funcionando algún tiempo y están en la mira de consolidarse. Al ya tener experiencia en cómo se manejan las cosas, una serie de reuniones entre el equipo del restaurante con los desarrolladores de software logrará que el sistema encaje como un guante. Lo mejor en estos casos es, por supuesto, conseguir una empresa de desarrollo de sistemas que tenga experiencia en el rubro gastronómico, o al menos esté dispuesta a escuchar muy bien y trabajar con mucho detalle.

Sea cual sea la opción que elijamos, consideremos la siguiente lista de ítems como la base de un sistema de gestión ideal contra la cuál comparar el que vamos a adquirir:

Inventario: órdenes de compra automáticas, actualizaciones automáticas de precios, capacidad de leer códigos de barra, integración con el sistema de ventas; Contabilidad general: Cuentas Por Cobrar, Cuentas Por Pagar; Recursos humanos: nómina de sueldos, gastos de seguros y pensiones; Facturación; Administración de recetas: creación y costeo de recetas estándar; Reservas; Procesamiento de tarjetas de crédito.

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