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Categoría: Gestión y Administración

Comunicación para el éxito

El intercambio de información es una función clave para sostener un negocio gastronómico exitoso. Comunicación es igual a eficiencia y rentabilidad.

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Es un tema que sale a la luz cada vez que nos topamos con una situación difícil en un restaurante: “¡Era cuestión de entendernos mejor!” Una orden mal tomada que termina en un cliente molesto, un ítem clave del menú que llegó a deshora o un empleado que se ausenta en un turno en el que, literalmente, pudo salvar las papas, son ejemplos de este tipo de problema.

El intercambio de información es una función clave para sostener un negocio gastronómico exitoso. Cuando los muchos fragmentos de información que circulan por una operación de alimentos y bebidas se organizan y se comparten correctamente entre el personal, los jefes de área y la administración, el negocio con seguridad aumentará su eficiencia y rentabilidad. Y la solución consiste en la aplicación de algunos sencillos pero poderosos procedimientos de trabajo. Encontrarás estos y otros métodos en el curso de Gestión Gastronómica Online de GI.

La creación de políticas de comunicación de ida y vuelta ayudan a evitar escasez de personal y mejoran el sistema de reservas, adquisición de ingredientes e inventario. Un primer paso hacia establecer cualquier sistema de comunicación consiste en sostener reuniones periódicas entre la gerencia y el personal para que todos estén “en la misma página”. Las siguientes áreas de la operación deben discutirse en estas reuniones para identificar donde existen problemas de comunicación y así buscar y encontrar soluciones efectivas.

Control de Inventario
Una de las peores cosas que se le puede decir a un cliente que se está relamiendo por un ítem del menú es informarle que no está disponible. Para evitar esto es necesario establecer un protocolo de comunicaciones entre el salón y la cocina, que tiene el fin de asegurarse que el restaurante tiene suficiente inventario para satisfacer los niveles de ventas esperados, o para prevenir a la clientela de antemano que un platillo en particular no está disponible. La forma más fácil de hacer esto es mantener un registro detallado de las órdenes de compra que hace la cocina, anotando la fecha e incluso la hora de las solicitudes. Este registro debe revisarse al inicio y al final del servicio por tres personas: el jefe de cocina, el jefe de salón y la persona encargada de las compras. Es una mini reunión que toma un par de minutos y que asegura que todo está en orden antes de que zarpe la nave. En caso de que no se haya podido cumplir con el pedido dentro del plazo solicitado, el cocinero puede revisar el menú, el jefe de salón puede advertir a los clientes y el encargado de compras puede presionar o cambiar de proveedores.

Reservas
Un salón lleno no siempre significa un turno exitoso. Incluso puede acabar en una tragedia. El secreto de evitar el exceso de reservas y una cocina sobrepasada no es cosa de otro mundo. Se trata de crear un sistema de reservas organizado que tenga en cuenta el tiempo promedio de rotación de mesas, el nivel de dotación de personal de cocina y el personal de salón disponible. De nuevo, el funcionamiento eficiente de este sistema involucra la comunicación entre varias cabezas de la operación: cocina, salón y administración. Establecer un nivel de alerta de reservas es útil para saber cuándo el restaurante necesita más gente en la cocina o en el salón. El jefe de cocina también debe abastecer su inventario y pensar en “especiales del día” para encontrar una forma de satisfacer a la clientela excedente. En el peor de los casos, decir “no tenemos lugar” es mejor que decir “no tenemos comida”.

Horarios y turnos del personal
Cuando se contrata un nuevo empleado se establecen horarios semanales o mensuales entre la administración y este. Los gerentes y/o dueños de la operación suelen hacer un buen trabajo al acomodar a esta persona dentro de los turnos existentes. Pero este sistema idóneo en el papel tiende a desbaratarse cuando los empleados no tienen un canal formal para comunicar posibles cambios o solicitar días libres a sus superiores. Comienzan los arreglos internos y el intercambio de “favores” entre el personal, una situación que a menudo lleva a un caos organizativo y al descontento de ciertos miembros del personal quienes, por apoyar a un compañero, terminan trabajando excesivamente. Estas horas extras tienen varios efectos negativos: afectan el rendimiento de la persona y el equipo, y no son remuneradas adecuadamente.

Para crear una política eficaz de comunicación entorno a los horarios de trabajo del personal, es esencial acordar un protocolo para que los empleados puedan solicitar un cambio de turno, un día libre o unas vacaciones. Además de esto, debe estar claro que está prohibido que los empleados intercambien turnos sin el consentimiento de un gerente. Esto elimina la posibilidad de que un empleado asuma responsabilidades que no le tocan o que una falta de comunicación entre dos empleados se traduzca en falta de personal. Los administradores también cuentan con la seguridad de que un canje de turnos no dará lugar a tener muchos empleados sin experiencia durante una jornada de trabajo intenso o un evento importante.

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Una respuesta a “Comunicación para el éxito”

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