¿Qué es organización de eventos?
Organización de eventos27 / 03 / 2020
El arte de la organización de eventos
La organización de eventos como campo de estudio y profesionalización es relativamente nueva, sin embargo, su popularidad se ha acrecentado en los últimos años, ya que cada vez existen más empresas enfocadas en el ramo, así como profesionales que desean especializarse en esta área; pero en realidad: ¿tenemos claro qué es la organización de eventos?, ya que aunque existe una gran difusión de este campo, frecuentemente nos podemos confundir acerca de todo lo que conlleva.
Los eventos son muy importantes ya que estos cumplen con diferentes fines, tanto sociales, como económicos, políticos, entre otros; además de ser una gran herramienta de comunicación e incluso unificación
Los eventos brindan experiencias que pueden llegar a dejar una huella en la vida de las personas, por lo tanto para lograr que la experiencia de los asistentes a los eventos sea única y supere sus expectativas es fundamental que cada etapa del evento se lleve a cabo de forma minuciosa.
El organizar un evento implica la administración de los recursos materiales, financieros y humanos de forma adecuada. Este proceso incluye desde la elaboración de presupuestos, la selección de proveedores, la elaboración de itinerarios e incluso en ocasiones la reservación de hoteles y vuelos.
Gestión de Eventos (management) y Planeación de Eventos
En la actualidad existen diferentes instituciones que proporcionan una educación integral, así como organizadores de eventos que cuentan con la capacitación para realizar ambas funciones, sin embargo estas áreas no implican lo mismo, incluso hay expertos en management de eventos que necesitan el apoyo de un especialista en la planificación de eventos y viceversa.
Planificación de eventos. La labor medular del planificador de eventos consiste en trabajar directamente con el cliente o los clientes para planificar de forma detallada cada aspecto del evento y diseñar una propuesta que cumpla con los objetivos y expectativas de estos. Se debe de tomar en cuenta que la labor de un planificador de eventos no necesariamente termina una vez que el evento haya concluido, ya que muchos le dan seguimiento a los resultados del evento.
Para algunos autores y expertos la planificación de eventos se encuentra dentro de la gestión de eventos (management).
Dentro de la planificación de eventos podemos encontrar otro puesto, este es el del coordinador de eventos, la labor del coordinador de eventos se enfoca en vigilar que cada aspecto del evento ejecute a la perfección, sin embargo no se involucra en el diseño de este.
Gestión de eventos. La labor de los expertos en management de eventos es aún más compleja ya que implica gestionar de manera adecuada todos los aspectos de un evento, incluso las labores de los planificadores, es decir es el encargado de administrar el evento.
Debemos de tomar en cuenta que como en cualquier campo de estudio, mientras este se expanda, también aparecerán diversos tipos de puestos enfocados en funciones específicas.
Tipos de eventos
Como mencionamos anteriormente los eventos tienen diferentes objetivos, por ello existen diferentes tipos de eventos y es necesario identificarlos para poder elaborar el proceso de planificación ideal que permita que estos se cumplan.
Eventos sociales. Los eventos sociales frecuentemente se centran en el aspecto social de las personas y normalmente tienen una función de vinculación y convivencia, generalmente son parte de la vida privada de los individuos. En estos podemos incluir celebraciones, como bodas, graduaciones, bautizos, cumpleaños, aniversarios, etc.
Eventos corporativos. Los eventos corporativos son aquellos que lleva a cabo una empresa, organización o corporativo. Existen diferentes tipos de eventos corporativos debido a que cada uno de ellos tiene diferentes objetivos. Entre los más representativos podemos encontrar los siguientes: conferencias, seminarios, el lanzamiento de un producto y/o servicio, convenios entre empresas, cenas de negocios, viajes de incentivos, congresos, fiestas de fin de año, exposiciones, juntas de accionistas, etc.
Eventos deportivos. Los eventos deportivos actualmente representan una industria que genera millones de dólares, sin embargo, además de su impacto económico, es importante considerar que el objetivo principal de estos es fomentar y difundir el deporte.
Estos eventos se pueden clasificar de forma general, en eventos deportivos públicos y privados; la diferencia reside en que los primeros están abiertos al público en general, mientras que los segundos se organizan para un determinado segmento de la población.
Este tipo de eventos va desde una competencia deportiva escolar hasta un magno evento como “Los juegos Olímpicos” o “La Copa Mundial de Fútbol”
Eventos culturales. Estos eventos tienen como finalidad el promover y difundir la cultura, y si bien este concepto aún es discutido por varios especialistas, estos engloban aquellos que se relacionan directamente con la identidad de un grupo social o una región.
Entre los eventos culturales podemos encontrar los siguientes: exposiciones y muestras de arte (fotografía, pintura, etc.), presentaciones de libros, carnavales, festivales y ferias, recitales de música, presentaciones de danza, entre otros.
Es importante considerar que muchos organizadores de eventos se especializan en llevar a cabo un solo tipo de evento, por ello es que existen especialistas en cada área, y es importante tomar en cuenta esto, ya que muchos clientes desean la visión y acompañamiento de un experto.
Perfil del organizador de eventos
Si bien en el campo de la organización de eventos podemos encontrar una gran cantidad de personas con diferentes profesiones, es importante tomar en cuenta que existen ciertas licenciaturas que cuentan con algunas asignaturas enfocadas en este campo de estudio. Algunas de estas licenciaturas son las siguientes: publicidad, marketing, turismo, hospitalidad, gastronomía, comunicación e imagen pública, entre otras.
También es importante tener en cuenta que hay ciertas características o cualidades con las que un organizador de eventos generalmente cuenta, te mencionaremos algunas de estas:
· Creativo.
· Perfeccionista.
· Tolerante a la frustración.
· Empático.
· Apasionado.
· Flexible.
· Paciente.
· Precavido.
· Organizado.
· Facilidad de palabra.
· Sabe escuchar.
Para finalizar es necesario mencionar que la organización de eventos es sumamente absorbente, esto quiere decir que si decides dedicarte a este campo laboral, muy frecuentemente no contarás con fines de semana libres, vacaciones o días feriados, además debido a que es un servicio personalizado en muchas ocasiones deberás estar a la disposición de tu cliente, todo ello dependerá del tipo de organizador en el cual desees convertirte, así como el tipo de eventos en el cual desees especializarte.
Cuéntanos.. ¿Te gustaría convertirte en un organizador de eventos?
Fernanda Cueva
