Pasos para organizar un evento exitoso

Organización de eventos22 / 04 / 2020

Los eventos se crearon para crear vínculos ya sea con tus clientes, familiares, amigos o tus futuros socios y por eso debes tomarte muy en serio todos y cada uno de los pasos para organizar un evento que compartiremos contigo en esta guía.

Ya que los eventos son tan importantes en la vida profesional de las personas, llevar a cabo su planificación no es un asunto menos importante, y por eso, pensando en ti, creamos esta guía que estamos seguros te será de mucha ayuda.

Lo primero que debes tener en mente es si tienes el Perfil de un organizador de eventos.

Empecemos.

¿Qué es la organización de eventos?

Antes de compartir contigo el paso a paso para organizar evento desde nuestra experiencia, es necesario sentar un contexto base y es hablar primeramente de la planificación de eventos.

Vayamos a la definición de la siempre confiable Real Academia Española, la RAE define organizar como “Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”.

Si a esta definición le añadimos la palabra eventos, planificar eventos sería entonces: «Organizar eventos es un proceso ordenado que permite gestionar recursos disponibles para llegar a un objetivo claro y preciso».

Aprende más sobre ¿Qué es organización de eventos?

Pasos para organizar un evento

Habiendo dejado clara las bases de lo que se trata la planificación de eventos, entremos en materia y hablamos de los pasos para organizar un evento.

Define un objetivo para tu evento

Hay una serie de preguntas que vale mucho la pena plantearse y más aún responder, preguntas como:

• ¿Para quién va dirigido el evento?
• ¿Qué tipo de evento será?
• ¿Qué tipo de locación necesito?

Después de contestar estas preguntas, establecer el objetivo de tu evento será mucho más fácil, recuerda que el tipo de evento que tengas en mente, determina en gran medida las respuestas a todas las preguntas anteriores.

La creatividad que le vas a dar al evento también es un elemento fundamental en el momento de definir el objetivo, entre más claro y específico sea el objetivo, cumplirás con las expectativas de mi cliente.

Elabora el plan del evento

En la mayoría de los casos, la planificación de eventos se comienza con 6 meses de anterioridad, esto de acuerdo al tipo de evento y contemplando que también tienes que verificar la disponibilidad de los proveedores.

En ese tiempo, también debes buscar opciones viables de acuerdo a las características que pida tu cliente, pero no te preocupes, también te vamos a compartir los criterios que debes tener en cuenta de forma prioritaria para que puedas elaborar el plan de tu evento.

Los pasos para empezar con el plan del evento son los siguientes:

Fecha del evento

Verificar los días disponibles de los clientes o invitados contemplando también con otro día de opción en el que la mayoría de ellos pueda asistir, una fecha te funciona bien si cumples con mínimo el 80% de potenciales asistentes a tu evento.

Lugar del evento

De acuerdo al objetivo, tipo de evento y el presupuesto, verificar locaciones, en dónde se llevará a cabo, también es necesario considerar opciones a, b e incluso c para cualquier eventualidad.

Presupuesto del evento

El presupuesto del evento es un factor súper importante que debes mencionar en el contrato junto con el cliente.

Debes incluir un análisis de los gastos básicos, desde el espacio, servicio de banquetes o catering, montaje, desmontajes y publicidad de tu evento.

Para empezar con tu presupuesto puedes buscar plantillas en internet, para saber cuáles son los principales gastos.

Es importante que sepas ¿Cómo elegir un proveedor?

Elabora un cronograma de tu evento

Un cronograma de tu evento es la representación gráfica de todas las actividades que son necesarias antes y durante el evento, donde se establecen fechas importantes tales como cuándo será la entrega de los proveedores, citas con el cliente, etc.

Te recomendamos que para gestión de tus cronogramas cuentes con aplicaciones que te ayuden a gestionar cada una de las actividades.

Prepara tu evento

En esta etapa tienes que realizar un briefing. Un briefing es el documento que elaboramos con los objetivos del evento y todo lo necesario para el evento, debe ser lo más detallado posible de acuerdo siempre a las necesidades del cliente y el evento.

Junto con el cronograma, se gestionan todas las tareas previas, durante y posterior al evento, en esta parte también cuenta con los servicios de proveedores, ver las disponibilidades y siempre contar con 2 o 3 proveedores de cada producto.

Durante el proceso de organización te recomendamos contratar con anticipación sedes, proveedores, verificar la logística, revisar restricciones, aforo, planos de distribución, equipos y montajes, acceso a proveedores de alimentos y bebidas.

Tener todo esto en tu radar te salvará la vida si quieres dedicarte al extraordinario mundo de la planificación de eventos.

Contacta con anticipación

Como recomendación, en la práctica, los invitados se deben de contactar con anticipación, para verificar las posibles alergias en los alimentos, mencionar el protocolo del evento y la confirmación de asistencia.

Los proveedores se deben de contactar con mínimo 72 horas de anticipación para verificar que todo se encuentre en orden, además es importante que se firmen contratos con estos meses de anterioridad del evento, hacer pruebas y verificar que sean certificados.

Ejecución del evento

En esta fase del evento están implícitas las tareas que se planificaron, es decir, es el momento de poner “en marcha el evento”.

La ejecución de tu evento consiste en coordinar el equipo técnico como el recurso humano para que las actividades se desarrollen de manera correcta y dentro de esta etapa se contemplan las siguientes actividades básicas:

Contacto con proveedores de servicios: Dependiendo del tipo de evento, confirmaciòn de hoteles, restaurantes, traslados, visitas.

Envío de invitaciones, ya sea por medio digital o impreso.

Montaje de stands, como se mencionó anteriormente, el tipo de evento depende de lo que se hablará que son exposiciones o si habrá algún tipo de premiación para los asistentes y participantes.

Montajes de salas de ponencias, esto para dictar las conferencias de acuerdo a lo que sea necesario.

Reunión con tu equipo de trabajo, este punto es para cerrar todos los detalles, para conocer la funciones de cada uno durante el evento.

Ensayo general, por lo regular se realiza 24 horas antes de iniciar el evento, con todos los empleados.

Verificación y control, durante el evento, desde la recepción de los participantes hasta su finalización se les realiza un control constante para corroborar que su desarrollo es el indicado.

Control de calidad, en diversas empresas se realiza mediante encuestas de satisfacción o los clientes.

Post evento

Esta es la evaluación de todos los objetivos planeados, revisar si fueron cumplidos o si las funciones del equipo de trabajo se realizaron con éxito, mediante el control de calidad con las encuestas, se genera un feedback interno con los resultados, haciendo un análisis y documentarlo todo.

Realizar la evaluación del evento puede hacerse durante la semana siguiente al evento, recopilando datos, gastos de último mìnimo, resultados de encuesta, entrevista con proveedores, nos dan la posibilidad de plasmar un informe final.

Los detalles de última hora siempre se escapan a cualquier presupuesto y la razón puede ser que, por ejemplo, no se planificaron los gastos adicionales como papeleo, taxis o equipo extra, estos gastos extra es común considerarlos al final y aprender la lección.

Es el momento de ofrecr agradecimientos a cada uno de los participantes de todas las áreas que trabajaron en el evento, por protocolo se realiza una carta que se coloca al final del informe del evento.

Para finalizar se realizar un informe final preferiblemente con material audiovisual, con datos relevantes del evento como son:

• Cantidad de asistentes
• Actividades
• Invitados especiales
• Patrocinadores

El contenido del material debe ser llamativo y lo suficientemente claro para que sea comprensible para toda la audiencia.

Datos del informe final que no deben faltar:

• Cantidad de invitados especiales, oradores y patrocinadores.
• Actividades y temáticas.
• El servicio de alimentos que se realizó.
• Base de datos de los asistentes.
• Material audiovisual, fotografías o video del evento.
• Muestra del material que se obsequió en el evento, invitaciones.
• Encuesta que se realizó a los asistentes.

La planificación de eventos es todo un reto

Seguramente al revisar cada uno de los pasos para organizar eventos te darás cuenta de que no es una tarea fácil.

Es necesario contar con un estructura que nos permita saber qué necesitamos y estar en contacto con el cliente, para que su evento sea lo más inolvidable posible, pero eso más allá de seguir cada paso de esta guía, se logra dando un plus.

¿Dónde aprender organización de eventos?

Si te has llegado a realizar esta pregunta o estás al borde de la silla pensando en lo apasionante que es todo esto, entonces es momento de que te registres en nuestros diplomados de Organización de Eventos.

Aquí podrás aprender las tendencias en planificación de eventos más actuales del mercado, aprenderás a planear y ejecutar montajes, decoración, menú, locación, entre otros requerimientos para que tus eventos siempre sorprendan.

¿Qué paso crees que será más fácil y cuál no? ¿Por qué? ¡Te leemos atentos!

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