¿Cómo organizar un evento? 10 elementos clave que no debes olvidar

e-learning18 / 12 / 2019

¿Sabes cómo organizar un evento? La organización de un evento no es tarea de un solo día, son varios los elementos que debes tomar en cuenta para cumplir con los objetivos planteados y hacer que la reunión sea un éxito. Te decimos qué debes considerar para tu estrategia.

Cómo organizar un evento paso a paso

1. Innovación

Piensa en que la mayoría de los invitados asistirán a diversas conferencias o eventos durante el año, haz que sea memorable y, sobre todo, planea algo que puedas lograr con el presupuesto que tienes disponible.

2. Lugar de celebración

Es uno de los puntos más importantes, por eso debes investigar si tiene zona de Wi-fi, si es accesible, si cumple con los lineamientos de limpieza y si la ubicación es la adecuada.

3. Decoración

Al no ser un especialista en este tema, puedes considerar contratar a una persona que te ayude para generar la mejor experiencia. Otra manera de lograr una buena ambientación es buscar referencias en Internet para conocer las nuevas tendencias. Todo dependerá del tipo de celebración y del presupuesto.

4. Menú

Crea un menú de acuerdo con lo establecido con el cliente, sin olvidar a las personas que son alérgicas a ciertos alimentos. Para esto es fundamental que establezcas una entrevista con tu cliente para especificar gustos y características de los invitados.

5. Bebidas

De acuerdo con lo que necesites, ya sean alcohólicas o no, trata de buscar a los mejores proveedores que puedan te algún tipo de promoción. También, si empiezas con un evento pequeño (de 50 personas o menos), puedes recurrir a algunas aplicaciones de distribución de bebidas para obtener descuentos en tu primera compra.

6. Invitaciones

Aprovecha que estamos en la era digital para promocionar el evento por medio de redes sociales o a través de invitaciones digitales.

7. Impacto ambiental

Este punto se relaciona con el anterior por la importancia de crear conciencia ecológica. Al gestionar un evento, si es posible, evita el material impreso; te ayudará a bajar costos.

8. Personal calificado

Si no tienes (tanta) experiencia organizando eventos, es importante que consideres contratar a personal calificado. Recuerda que la contratación va de la mano del presupuesto que tienes disponible.

9. Convivencia

Recuerda que el objetivo principal de la reunión es interactuar y conocerse; para esto, lo ideal es “romper el hielo” para que así el evento sea más ameno. Puedes lograrlo mediante música o dinámicas grupales, esto dependerá del tipo de celebración en la que te encuentres, por lo tanto, es necesario observar cada detalle del evento.

10. Identificación del cliente

Al final del evento es necesario preguntar si se cumplieron las expectativas. En caso de no cumplirlas, pregunta qué fue lo que falló. Para esto puedes realizar una breve encuesta de cinco preguntas.

¿Quieres saber más sobre cómo organizar eventos con éxito? Estos y otros temas puedes aprenderlos en nuestro diplomado online en organización de eventos. Te invitamos a conocer la oferta académica que Gastronómica Internacional tiene para ti.

Por: Claudia Gandarilla, docente del diplomado de organización de eventos.

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Después de leer esto, ¿te quedó más claro cómo organizar un evento?