¿Cómo cobrar por organizar un evento?

¿Cómo cobrar por organizar un evento?

Organización de eventos09 / 12 / 2019

Siempre nos gusta decirlo de esta forma: Detrás de un evento exitoso hay alguien que no durmió muy bien por un bien mayor, que no es sino una forma de hacer alusión a las largas horas de trabajo que un organizador de eventos tuvo que dedicar para que su evento saliera bien.

¿Vas a organizar un evento por primera vez? Ahora la pregunta es: ¿sabes cómo cobrar por organizar un evento? En esta guía te diremos cuáles son los principales parámetros que debes tomar en cuenta a la hora de monetizar los servicios que ofrecerás.

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Pero detrás de toda la ejecución y la planeación que un organizador de eventos llevó a cabo, también hubo un presupuesto, que aunque pueda parecer difícil de creer, es quizá de los mayores retos de quienes apenas comienzan en este camino e incluso de aquellos que pueden llevar años.

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Métodos para saber cómo cobrar por organizar un evento

Lo primero que debes tener claro es si tú organizarás y realizarás todo el evento o si vas a subarrendar algunos servicios con proveedores, también, cuál es el tipo de evento, la magnitud, el mercado meta, tu competencia y el tamaño de tu empresa en comparación a los que tienen años de experiencia en la organización de eventos.

Luego es momento de pasar a la creación de tu tabla con los rangos de precios de todos los servicios que ofrecerás, como ya te mencionamos, hay muchos factores a tomar en cuenta, pero enseguida te mostraremos los métodos más comunes y viables que te ayudarán a tener una mayor utilidad.

¿Cómo fijar los precios como organizador de eventos?

Para fijar los precios como organizador de eventos debes tener en cuenta muchos factores del evento a organizar, de no hacerlo así corres el riesgo de no cobrar lo correspondiente o de excederte en el mismo.

La cantidad de invitados, el momento del año en el que será el evento que también involucra si es una fecha importante o conmemorativa en tu país y principalmente el tiempo de planeación y de ejecución que requerirá el evento que vas a organizar.

Cobro por hora de trabajo

Este método ayuda mucho cuando sólo te dedicas a organizar un evento que está planeado para una fecha a corto plazo y cuando contratas a proveedores para realizarlo.

Para cobrar por hora necesitas tener una excelente planeación y tener planes de contingencia por si algún proveedor llegue a fallar, de esta forma sólo tienes que fijar un precio a tu hora trabajada y demostrar al cliente que dedicaste las horas necesarias a su evento.

Esta es la modalidad de todo trabajador independiente o como más nos gusta decirlo «freelance», es básicamente decidir un precio por hora que involucre tus esfuerzos y recursos a invertir (servicios básicos, wifi, plan de datos de tu celular, etc.) y multiplicarlo por el número de horas proyectadas a invertir en la organización del evento.

Sin embargo, esta es una metodología un poco complicada de llevar a cabo dado que en lo que se refiere a organizar eventos, planificar un número de horas de trabajo vs número de horas de trabajo realmente invertidas, siempre será una relación complicada.

Cobro por porcentaje del gasto total del evento

Este sistema puede ayudarte a fijar un precio ideal como organizador de eventos, básicamente consiste en cobrar un porcentaje del gasto total del evento que se va a realizar, de esta forma tu pago como organizador de eventos estará definido por la magnitud del evento a organizar.

Este porcentaje de comisión puede ser del 10% del total que se invertirá en el evento, aquí incluyes también lo que se va a pagar a proveedores.

Esta modalidad de cobro aplica cuando organizas un evento grande y con tiempo de planeación, como algún evento deportivo o festival de música, porque inviertes bastantes horas de trabajo y se requiere mucha planeación para evitar contratiempos.

Por lo general, se cobra entre un 15 y un 20% del costo total del evento.

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¡No regales tu tiempo! Estos son los costos de un evento que debes tomar en cuenta a la hora de cobrar por la organización. Foto: Kelly Sikkema para Unsplash.

Cobro por número de invitados al evento

Esta forma de cobro puede ser aplicada de dos formas diferentes.

En primer lugar podrías fijar un costo de tus servicios por cada invitado y luego multiplicar ese costo por la cantidad de invitados que asistirán al evento, en este caso no importa si algunos invitados no asisten. tú organizarás el evento contando con que sí, así que no te preocupes por eso.

La segunda manera de cobrar es fijar los precios de tus servicios por rangos en el número de invitados, es decir, un precio fijo hasta 50 invitados, otro precio hasta 100 invitados y por último otro hasta 150 invitados, más de allí puedes manejarlo de otra forma o seguir fijando rangos, tú decides.

Sueldo fijo más comisión por evento

Lo utilizan muchas empresas de eventos, donde ya tienen al personal asegurado: les dan un sueldo fijo y comisiones por eventos mensuales con trato cerrado o por evento con trato cerrado.

Les dan entre un 5-10% por evento, esto funciona bastante, porque motiva a los empleados a generar un ingreso extra y a buscar clientes potenciales.

Cobrar por elaborar todo

Es usado por banqueteras y salones de fiestas, pues se dedican a hacer todo.

Y cuando decimos “todo” es: decoración, elaboración de alimentos, servicio de bebidas, organización del mobiliario a ocupar para el evento, contratación de personal, compras, etcétera.

Cobrar de esta forma deja más utilidad, pero ocupa mucho más tiempo y requiere inversión (por ejemplo: cocina, mesas, loza, cristalería, plaque, mobiliario, mesas, sillas y manteles).

Lo único necesario para esta forma de monetizar es tener bien costeado los productos a la hora de elaborar los servicios y también considerar la depreciación del equipo y mobiliario.

¿Cómo vas a cobrar por organizar un evento?

Existen otras maneras de cobrar como organizador de eventos, puedes cobrar de acuerdo a la complejidad del evento, con base en un presupuesto personalizado e incluso hay quienes cobran por el nombre que tienen.

Tener clara esta información te ayudará a la realización del presupuesto de un evento y a conocer los costos de un evento.

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Por: Uriel Vargas, docente de nuestros Diplomados en Emprendimiento.

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¿Habías pensado en otra forma de monetizar los eventos que organizas? Compártela con nosotros en los comentarios.

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