6 tips para aprender a administrar un negocio

Gestión y Administración18 / 02 / 2020

Si acabas de emprender y aún no sabes cómo administrar un negocio, lo primero que debes hacer es una planeación de todo lo que hay detrás de tu idea, desde los horarios de operación hasta los costos fijos, el mercado meta, las habilidades de venta, entre otros aspectos.

Aunque la lista parece un poco larga y no sabes cómo empezar, no te preocupes, porque enseguida te explicaremos los elementos que hay que considerar en la administración de un negocio pequeño o grande.

¿Qué encontrarás en este artículo?

• ¿Por qué es importante aprender
  a administrar un negocio?
• Proceso administrativo
• Tips para administrar un negocio

¿Por qué es importante aprender a administrar un negocio?

Administrar de manera incorrecta un negocio es el principal punto de fracaso para una empresa emergente, pues muchas veces estos empiezan bien, generando ingresos por unos meses, pero luego se estancan y terminan en la quiebra. De acuerdo con datos de INEGI, más del 70% de empresas mueren antes de cumplir 5 años de vida.

Destrezas que debes tener en cuenta:

Para tener éxito en un negocio, es necesario pensar en mucho más que un producto o servicio de calidad. Hay que conocer y explotar:

1. Mecanismos para usar el dinero de manera eficaz.
2. Hacer operaciones más eficientes.
3. Mejorar en el arte de seleccionar, atraer y retener clientes.

Manejo administrativo de un negocio

Para entrar mejor en contexto, hablemos primero de las cuatro fases del proceso administrativo:

• Planeación
  En esta etapa se establecen los objetivos organizacionales, la misión, visión, políticas, procedimientos, programas y presupuestos generales.

• Organización
  Aquí buscamos saber: ¿quiénes lo harán?, ¿cómo lo harán? y ¿con qué recursos? En esta etapa se estructura la empresa, se divide en áreas o ramas, dando forma a su organigrama. También se diseña el manual de la organización y se definen procedimientos específicos.

• Dirección
  Pretende ejecutar las acciones de manera eficiente, influyendo en el personal para que se cumplan los objetivos. Comprende conceptos como delegación, comunicación, motivación, liderazgo y relaciones humanas.

• Control
  Pretende retroalimentar continuamente al sistema con base en la medición y evaluación de las actividades realizadas, es decir, saber si se han logrado los objetivos y cuáles son los cambios que hay que hacer para logarlos.

6 tips para administrar un negocio

Ya sea para emprender, o llevar las riendas de un negocio ya existente, es esencial llevar a cabo procesos estructurados que te permitan identificar la rentabilidad real de cada línea de productos o servicios, esto te podrá asegurar poner atención en incrementar tus utilidades, eliminando procesos esas cosas que definitivamente terminen estancando tus resultados.

A continuación encontrarás esos tips que te podrán ayudar a administrar tu emprendimiento o mejorar tus procesos en la compañía en la que te encuentres:

1. Puntos de venta

Siempre hay que pensar que el mundo de los negocios se trata de invertir, así que no consideres como un gasto buscar puntos de venta, sino como una inversión.

Utiliza el apoyo de herramientas externas que ayuden a administrarte mejor, esto no solo le dará una imagen más profesional a tu negocio, sino que también te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo para la administración de tus procesos y utilidades, así mismo será más fácil llevar un control para cuando tengas colaboradores que transporten o muevan tu inventario.

2. Lleva siempre un registro

Registra todo en una computadora que cuente con un software que te permita llevar la administración de tu negocio. Nosotros te recomendamos Eleventa, si estás en México; Loggro, si estás en Colombia; Sage, si estás en Chile; ContaAzul, si estás en Brasil, o cualquier sistema que te permita tener tu negocio bajo control.

Con ayuda de la tecnología también podrás generar tus reportes de venta y te será mucho más fácil manejar los datos para la declaración de impuestos. Si no tienes para invertir en algo así, entonces usa lápiz y papel y hazlo a la antigua, aunque recuerda optimizar tu tiempo para invertirlo en áreas que requieren de toda tu atención, y evalúa el costo/oportunidad de contratar un software que te ayude versus invertir cientos de horas en labores operativas.

3. Realiza inventarios

Realiza un inventario físico de tu almacén. Muchas veces los emprendedores nuevos omiten los inventarios y no le dan importancia, pero es vital para el negocio. Para empezar debes organizar el negocio, clasificando y agrupando la mercancía, luego la das de alta en el sistema. Esto te ayudará a llevar un control de venta mucho más efectivo.

Pero…¿cuáles son las ventajas que te da tener un inventario?:

1. Aumentar el número de tus clientes recurrentes.
2. Generar una experiencia de venta más exitosa.
3. Controlas lo que más vendes.
4. Sabes de qué mercancía dispones y qué te hace falta.
5. Reduces las pérdidas de tu mercancía.
6. entre otros beneficios.

4. No olvides la organización

En ocasiones te encontrarás con productos que no tienen éxito y pasan desapercibidos causando pérdidas. Para que esto no suceda organiza tu negocio por productos y trata cada departamento como si fuera una unidad independiente, así cada uno tendrá sus ingresos, gastos y utilidad. Este método te permitirá tomar la decisión de qué producto producir más o cual sacar de la venta, según la rentabilidad de cada uno.

Recuerda que el producto debe de ser autosustentable, si no lo es, hay un error de captura en el sistema, puedes estar siendo víctima de robo hormiga o un proveedor está inflando sus precios.

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5. Ahorra

Ahorrar te evitará desembolsar capital destinado para otro fin, así mismo te ayudará a invertir constantemente en la mejora de tu negocio. No olvides que es como tu hijo, lo tienes que cuidar y alimentar día con día para que crezca.

Para saber en qué áreas de tu negocio es posible ahorrar, deberás saber qué tienes, qué no, en qué inviertes y en qué no. Durante este proceso será necesario que utilices la tecnología y te asegures de que llevas el método correcto.

Con estas algunas de las claves podrás ahorrar exitosamente en tu negocio:

1. Estructura un plan de negocios en el que contemples tus gastos a largo plazo y en el que evalúes qué recursos debes invertir para sacar provecho de tus productos o servicios.
2. Separa los gastos de tu empresa con tus gastos personales.
3. Conoce tu competencia y encuentra tu propuesta de valor para aumentar tu crecimiento en el mercado.

6. Lleva un control

Haciendo un corte y reporte diario podrás tomar el control de tu negocio. Lo más importante es que sepas cuánto dinero entra y sale de tu negocio para que no agarres demás y lleves a tu negocio a la quiebra.

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Cuéntanos si ya plicas alguno de estos métodos, qué otro control llevas en tu negocio, y si consideras importante llevar una buena administración de tu negocio. ¡Déjanos tus comentarios!